Pierwszym i podstawowym krokiem jest określnie profilu kandydata, którego potrzebuje firma. Chodzi tu stworzenie charakterystyki osoby, określenie kompetencji, poziomu wykształcenia, certyfikatów i uprawnień, doświadczenia zawodowego i pozostałych wymagań formalnych (np. znajomość języków obcych). Pod uwagę bierze się także kompetencje miękkie, które są bardzo istotne podczas zarządzania zasobami ludzkimi.

W dalszym etapie trwają poszukiwania najlepszych managerów. Reasearch odbywa się przede wszystkim w firmach z branży lub o podobnym profilu, ponieważ zatrudnione tam osoby będą najtrafniej spełniały większość wymagań. Bezpośrednie poszukiwanie zatrudnionych managerów u konkurencji musi odbywać się z poszanowaniem zasad etyki biznesowej, powinno odbywać się precyzyjnie i dyskretnie.

Następny krok to najtrudniejszy etap dla samego rekrutera. Po znalezieniu odpowiedniego kandydata, headhunter ma za zadanie przekonanie go do zmiany miejsca pracy. W przypadku executive search jest to o tyle trudne, że managerowie są często przywiązani do pracodawcy i zespołu, którym kierują. Rekruter musi użyć dobrze dobranych argumentów podczas negocjacji, by zachęcić kandydata do wzięcia udziału w procesie rekrutacji.

Ostatnia część to przedstawienie listy kilku najlepiej dobranych kandydatów klientowi. Przedsiębiorca zapoznaje się z profilami kandydatów i ich oczekiwaniami względem nowego miejsca pracy. Na tym etapie istnieje możliwości sprawdzenia poziomu kompetencji i dopasowania do stanowiska, np. metodą Assessment Centre. Podczas rozmowy pracodawcy z kandydatami ustalane są wstępne warunki zatrudnienia.